Problématique de l’externalisation comptable

La perte de maîtrise du processus comptable

En externalisant la comptabilité, votre entreprise peut se sentir déconnectée de leur processus financier. Cette perte de contrôle peut entraîner des erreurs ou un manque de réactivité face à des problèmes urgents. Cela peut entraîner des retards dans les rapports. La distance entre l’entreprise et le prestataire complique parfois la supervision des opérations comptables quotidiennes. Pour éviter ce problème, établissez une communication transparente et un suivi régulier des opérations. Restez informé de l’état de votre comptabilité grâce aux tableaux de bord. Demandez également des rapports fréquents.

Rouge Hexagone met à la disposition de ses clients des outils de suivi en temps réel. Vous pouvez ainsi conserver une vue d’ensemble sur vos opérations.

Les standards et la fiabilité du service délivré par le prestataire

Tous les prestataires ne se valent pas en matière de qualité de service. Il peut y avoir des disparités importantes en termes de précision, de rapidité ou d’adéquation aux normes comptables locales. Confier ses finances à un prestataire peu fiable peut avoir des répercussions désastreuses sur la gestion financière de l’entreprise. Assurez-vous, de ce fait, de choisir votre prestataire en vous assurant que celui-ci possède une expérience avérée dans le domaine de la comptabilité.

Rouge Hexagone se distingue par son expertise reconnue et ses équipes de professionnels qualifiés. Ces derniers maîtrisent parfaitement les spécificités des missions comptables comme la saisie, la facturation et le rapprochement bancaire. Travailler avec un prestataire fiable garantit un service conforme aux attentes et aux exigences comptables.

L’effet sur la culture d’entreprise et son mode d’organisation

L’externalisation, notamment de la comptabilité, peut perturber l’organisation interne et affecter la culture d’entreprise. Le fait de confier une fonction à une entité extérieure peut créer un sentiment de déconnexion parmi les employés, surtout si ces derniers étaient responsables de cette tâche. Pour minimiser cet impact, intégrez le prestataire dans la stratégie globale de l’entreprise. Favorisez une collaboration étroite entre les équipes internes et externes. N’hésitez pas à réaliser une formation interne pour préparer les équipes au changement.

Rouge Hexagone propose un accompagnement personnalisé. Nous veillons à ce que l’externalisation se fasse de manière harmonieuse, sans perturber la dynamique interne de l’entreprise.

Les meilleures pratiques pour réussir l’externalisation comptable

Voici les bonnes meilleures pratiques à adopter pour garantir une transition fluide et un partenariat efficace avec le prestataire externe.

Bien choisir le prestataire externe

Sélectionnez un prestataire en comptabilité expérimenté et compétent. Vérifiez son expérience et ses compétences. Récoltez les avis positifs des clients qui ont eu recours à ses services. Assurez-vous également que le prestataire a une expertise spécifique dans votre secteur d’activité.

Établir des accords clairs et des contrats fiables

Un contrat bien rédigé est indispensable pour définir les attentes, les responsabilités et les objectifs du prestataire. Les accords de niveau de service doivent être détaillés pour s’assurer que les performances du prestataire correspondent à vos besoins. Précisez, notamment les procédures à suivre en cas de non-respect des termes du contrat. Incluez aussi dans le contrat des clauses de confidentialité afin de protéger vos données comptables.

Privilégier une communication transparente

Maintenir une communication ouverte et régulière avec le prestataire évite les malentendus et garantit que les objectifs sont atteints. Mettez en place des réunions mensuelles ou trimestrielles afin de vérifier l’avancement des projets et d’ajuster les attentes si nécessaire.

Former l’équipe interne et développer les compétences

L’externalisation ne doit pas signifier l’abandon total du contrôle interne. Former les équipes internes aux nouvelles pratiques et technologies liées à l’externalisation aide à maintenir une surveillance efficace et à développer les compétences internes. Instaurez une communication transparente entre l’équipe interne et celle du prestataire.

Mener un suivi constant sur les résultats et les progrès

Un suivi régulier des performances est indispensable pour s’assurer que le prestataire respecte les attentes. Aussi, surveillez régulièrement la qualité et le niveau de service fourni. Vous pourrez ainsi détecter rapidement les écarts ou problèmes.