Externalisation du lettrage des comptes

Qu’est-ce que le lettrage comptable ?

Le lettrage comptable consiste à rapprocher les factures émises ou reçues avec leurs règlements. Il s’agit d’associer des lignes d’écriture comptables à l’aide d’une combinaison de lettres, afin que chaque débit ait un crédit correspondant. Cela permet de suivre précisément l’état des paiements.

Lorsque toutes les lignes d’un compte sont lettrées, elles sont considérées comme rapprochées. Cela signifie qu’il n’y a pas d’écart entre les factures et les paiements. Les lignes non lettrées sont facilement repérables.

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Quels comptes sont concernés par le lettrage ?

Le lettrage des comptes concerne principalement :

• Les comptes clients (compte 41)
• Les comptes fournisseurs (compte 40)

Il peut aussi être appliqué à d’autres comptes de la classe 4, notamment les comptes de dettes fiscales et sociales. L’objectif est toujours de s’assurer que chaque facture soit bien associée à son paiement, que ce soit dans les comptes de l’entreprise ou ceux de ses partenaires commerciaux.

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Quelles sont les différentes méthodes de lettrage des comptes ?

Le lettrage manuel

Le lettrage manuel est une méthode traditionnelle. Le comptable rapproche lui-même, compte par compte, chaque facture de son règlement. Cette méthode est certes fiable. Elle est souvent chronophage et exige un suivi régulier.

Chaque écriture comptable doit être vérifiée individuellement pour s’assurer qu’elle correspond à un paiement ou à une facture spécifique. Cette technique est recommandée pour les petites entreprises qui ont un faible volume de transactions. Elle peut devenir fastidieuse pour des structures plus importantes.

Le lettrage automatique

Le lettrage automatique, quant à lui, est un processus plus rapide et moins contraignant. Grâce à des logiciels de comptabilité, les factures et les règlements sont automatiquement rapprochés. Le rapprochement dépend de plusieurs critères, comme le montant, le solde nul ou le numéro de pièce.

Ce mode de lettrage permet un gain de temps considérable. Il peut tout de même comporter certains risques, notamment lorsque plusieurs factures d’un même montant sont émises pour le même client. Le recours à un logiciel de lettrage automatique doit toujours être supervisé par un professionnel qualifié. Cela permet de garantir l’exactitude des données.

Avec des équipes formées en interne et diplômées, Rouge Hexagone vous aide à automatiser ce processus pour un gain de temps considérable.

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Quel est le but du lettrage des comptes ?

Identifier les retards de paiement

Le lettrage des comptes facilite le suivi en temps réel les encaissements et les décaissements de l’entreprise. En externalisant cette tâche à Rouge Hexagone, vous pouvez identifier et traiter rapidement les retards de paiement. Vous pourrez rapidement relancer ses clients ou mettre en place des procédures de recouvrement. Il est aussi possible de s’assurer que les paiements fournisseurs sont effectués en temps et en heure. Cela permet de maintenir de bonnes relations commerciales.

Détecter les erreurs comptables

Le lettrage des comptes est aussi un excellent moyen de vérifier la précision des écritures comptables. Nos professionnels vous aident à minimiser ces risques. Nous vérifions chaque écriture et nous vous apportons des solutions rapides et fiables. Vous pourrez ainsi identifier des erreurs comme un paiement attribué au mauvais client ou fournisseur, une double imputation ou une écriture non justifiée. Si elles ne sont pas détectées rapidement, ces erreurs peuvent avoir des répercussions sur la santé financière de l’entreprise.

Faciliter la clôture comptable

La préparation de la clôture annuelle est simplifiée par un lettrage rigoureux des comptes. Des écritures lettrées permettent une édition plus rapide des états financiers et facilitent les contrôles externes, comme les audits. Avec Rouge Hexagone, la préparation de vos états financiers et la gestion de vos audits sont optimisées. Une comptabilité bien lettrée est synonyme de bonne gestion.

Les étapes du lettrage des comptes

Rouge Hexagone s’occupe de chaque étape avec précision pour une gestion comptable fiable et sécurisée :

• Nous collectons vos données : toutes les factures émises ou reçues ainsi que les paiements correspondants.
• Nous vérifions les écritures : chaque ligne d’écriture est contrôlée afin de s’assurer qu’elle est bien associée à une transaction réelle.
• Nous attribuons des lettres : chaque écriture comptable est associée à une lettre ou une combinaison de lettres, de sorte que chaque débit ait un crédit correspondant.
• Nous réalisons un rapprochement final : Une fois toutes les écritures lettrées, toutes les transactions sont vérifiées afin de s’assurer qu’elles sont bien rapprochées. Les éventuelles anomalies sont également identifiées et corrigées.